De werkwijze van C/O/m
Kennismaking en oriëntatiefase
Besluit u na een vrijblijvend gesprek dat verder wilt met C/O/m, dan inventariseren we uw wensen en analyseren we het probleem of de problemen. We maken ons vertrouwd (voor zover nog nodig) met uw werkterrein of markt en met uw bedrijf. Zo nodig houden we daarvoor gesprekken met medewerkers op sleutelposities.
Formulering van het beleid
Uitgangspunt is dat het te ontwikkelen communicatiebeleid moet zijn afgestemd op de doelstellingen van de organisatie. In het verlengde daarvan worden de communicatiedoelstellingen geformuleerd. Tevens wordt geanalyseerd welke organisatorische voorwaarden geschapen of verbeterd moeten worden om het communicatieproces te structureren. Daarbij spelen allerlei factoren een rol, waaronder de aard van de organisatie, de markt of het werkterrein en de doelstellingen. In deze fase besteedt C/O/m veel aandacht aan de vereiste mentaliteitsomslag. Het nieuwe communicatiebeleid moet de steun hebben van het hoogste niveau in de organisatie, anders is het tot mislukken gedoemd.
De communicatiestrategie
De volgende fase is het ontwikkelen van een concrete strategie, gericht op het verwezenlijken van de communicatie beleidsdoelstellingen. Daarbij dienen vragen beantwoord te worden als 'Hoe krijgt u begrip voor, c.q. acceptatie van uw boodschap?'. Waar C/O/m naar streeft is een continu en gestructureerd proces op gang te brengen van informeren en overtuigen - maar ook van luisteren en het adequaat reageren op feedback. Aspecten die zwaar wegen voor C/O/m zijn daarbij:
- duidelijkheid
- wegnemen van wantrouwen of negatieve percepties
- ontwikkelen van een “routeplanner”
- inzet van interactieve communicatietechnieken (print, internet, SMS, enquêtes, forums)
- analyseren van reacties
- erop toezien dat daar daadwerkelijk dingen mee gedaan worden.
Tijdens dit proces monitort C/O/m niet alleen het eigenlijke communicatieproces (actie/reactie), maar ook de mate waarin de inspanningen leiden tot begrip. Last but not least wordt alert geëvalueerd in hoeverre het beoogde effect wordt bereikt.
Implementatie en uitvoering
Staat de strategie vast, dan wordt gekeken welke middelen en media moeten worden ingezet om op de meest kosteneffectieve wijze de doelstellingen te behalen. Uiteraard werkt C/O/m hierbij nauw samen met de binnen uw organisatie verantwoordelijke (staf)functionarissen. Op dit traject kan C/O/m alle ondersteuning bieden die u van ervaren communicatiedeskundigen kunt verwachten. Van creatieve conceptontwikkeling via ontwerp en tekstuitwerking tot de technische productie en de eigenlijke media-inzet.
Opleidingen en trainingen
De kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het succesvol implementeren van de nieuwe communicatiestructuren die C/O/m voorstaat zijn niet altijd in voldoende mate aanwezig bij de medewerkers van de organisatie. Begrijpelijk: het gaat hier immers vaak om het inslaan van nieuwe wegen. Daarom verzorgt C/O/m ook communicatie-opleidingen en trainingen voor zowel leidinggevenden als uitvoerenden. De trainingen zijn sterk gericht op de praktijk, zodat deze zich snel vertalen in een effectiever uitgedragen communicatiebeleid. Ook zijn herhaalmomenten ingepland: het bijhouden van de benodigde communicatieskills is nu eenmaal een continu proces. Onderzoek en evaluatie Op vooraf bepaalde ijkmomenten of “milestones” brengt C/O/m in kaart of en in welke mate de geformuleerde doelstellingen zijn behaald. Het kan daarbij gaan om zowel meetbare grootheden (naams- of merkbekendheid, response, conversie, omzetcijfers enzovoort) als moeilijker te kwantificeren aspecten: awareness, imago, sympathie, kennis, attitudes, koopintentie en dergelijke. Op basis van een evaluatie van de verzamelde gegevens kan vigerend beleid worden bijgesteld, of beschikbare middelen anders worden gealloceerd.
De voordelen van werken met C/O/m
• Bewust 'top-down' waar het gaat om nieuw communicatiebeleid. • 'Bottom-up' waar het gaat om luisteren naar de feedback van alle stakeholdersgroepen. • Strategische aanpak, dus niet blijven steken op uitvoeringsniveau. • Maar wel alle expertise en ervaring om de uitvoering in één hand te houden. • Sterke regie van grote beleidslijnen tot uitvoeringsdetail. • Meer rendement uit communicatie-inspanningen betekent meer rendement voor de totale organisatie. • Meer effectiviteit door werken vanuit breed perspectief (integratie van communicatie in alle disciplines) • Meer efficiency, met name bij kleinere organisaties zonder eigen 'zware' communicatiemanager. • Meer empathie met Not Sales Driven organisaties dan traditionele (middelengerichte) commerciële communicatiebureaus. • Structurele, multidisciplinaire benadering van communicatiebeleid, ook door middel van opleidingen/trainen/coachen van medewerkers. • Relatief laaggeprijsde toegang tot intelligente, blikverruimende visie van specialisten uit verschillende communicatiegerelateerde disciplines.